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Un eCommerce che preveda una discreta ampiezza del catalogo ed un considerevole numero di transazioni, dovrebbe avere come priorità assoluta l’integrazione con l’ERP aziendale, in gergo definito “Software Gestionale”.

Tale operazione è da considerarsi “obbligata”, in particolare, quando la gestione tecnica dell’inventario e burocratica di ordini, spedizioni, documenti (fatture, resi, note di credito ecc…) impedisce e complica in modo vistoso la naturale espansione del volume di transazioni tramite il canale eCommerce.

Nell’integrazione tra una piattaforma eCommerce, in questo caso Magento, e un Software Gestionale, sono svariati i fattori da prendere in considerazione. Proviamo, di seguito, a stilare un elenco di domande alle quali rispondere in fase di analisi dei requisiti:

  1. L’ERP aziendale in dotazione ha già un modulo per l’integrazione con Magento?
    Domanda banale ma, non di rado, capita che alcuni ERP siano già dotati di sistemi di integrazione con le più comuni piattaforme di eCommercing, tra cui Magento. In questi casi, fortunatamente, l’analisi si interrompe e si provvede all’uso di tale modulo.
  2. Quali dei seguenti “blocchi” si desidera integrare?
    1. Ordini
      1. Fatture
      2. Spedizioni
      3. Pagamenti
      4. Imposte
      5. Stato degli Ordini
    2. Prodotti
      1. Inventario
      2. Produttori
      3. Prezzi (prezzo base, prezzo “offerta”)
      4. Contenuti (Immagini, documenti, descrizioni ecc…)
      5. Meta dati (SEO)
    3. Clienti
      1. Storico Ordini
      2. Dettagli del Cliente
      3. Informazioni Finanziarie
      4. Segmento
  3. Quante volte al giorno si presume che i seguenti “dati” vengano scambiati?
    1. Ordini
    2. Movimenti di magazzino
    3. Catalogo
      1. Aggiunta prodotti
      2. Aggiornamento prodotti
      3. Variazioni prezzi
        1. Offerte
        2. Prezzi Base
  4. Quali sistemi di connessione (import/export) prevede il vostro ERP?
    1. Web Services
    2. ODBC
    3. API
    4. REST
    5. Import/Export CSV
  5. Poichè il fulcro del sistema sarà l’ERP e che Magento è già predisposto per diverse tipologie di trigger, quante modalità di “triggering” mette a disposizione il vostro ERP? In sostanza, in che modo la sincronizzazione potrà essere “scatenata”?
    1. Manualmente
    2. A frequenze costanti attraverso uno schedulatore
    3. In real time
  6. E’ necessaria una importazione di massa del catalogo attuale all’interno dell’ERP in una nuova installazione Magento?

Una volta definiti i punti appena espressi sarà comunque necessario prendere visione dell’ERP in dotazione nel tentativo di capire in che modo sono strutturati i dati. Maggiori sono le “entità” da integrare e sincronizzare, maggiore sarà il tempo impiegato nella mappatura e classificazione dei dati. Ad esempio: se si decide di integrare descrizioni, meta dati e categorie  sarà necessario capire in che modo questi dati sono strutturati all’interno dell’ERP e se rispettano i formati e le regole di validazione in Magento.

Considerazioni importanti

La soluzione ottima, cioè l’integrazione totale, molto spesso coincide con l’utilizzo di risorse fisiche elevate. Nei costi legati all’integrazione, dunque, va anche considerata l’eventuale migrazione su server adHoc i quali, spesso, hanno costi elevati sia in termini di acquisto/affitto che di gestione e assistenza.

Quando il volume degli ordini non è elevatissimo, è consigliata una integrazione “parziale”, cioè legata soltanto alla sincronizzazione bidirezionale dell’inventario.

Una volta chiariti i punti dell’analisi sarà necessario mappare i dati e provvedere all’integrazione pratica, che sarà seguita da lunghe fasi di test prima della integrazione definitiva.